Erste Schritte im neuen bahn.business Portal
Ihr Unternehmenskonto wurde erfolgreich an das neue bahn.business Portal angebunden.
Im bahn.business Portal gibt es folgende Nutzerrollen:
- Geschäftskunden-Administrator:innen (GA): Verwaltende des Portals
- Buchungsstellenverantwortliche (BV): Verwaltende einer Buchungsstelle
- Geschäftsreisende (GR): Reisende, die für sich selbst buchen
Als bisheriger „Travel Manager“ haben Sie durch die Umstellung automatisch die Rolle „Geschäftskunden-Administrator:in" erhalten und somit die Berechtigung Unternehmensdaten zu pflegen, Zahlungsarten festzulegen, Buchungsstellen anzulegen und Geschäftsreisende für die Selbstbuchung einzuladen.
Als bisheriger „Bucher“ haben Sie durch die Umstellung automatisch die Rolle „Buchungsstellenverantwortliche:r“ erhalten und somit innerhalb Ihrer Buchungsstelle die Berechtigung zentrale Zahlungsmittel zu hinterlegen und Geschäftsreisende für die Selbstbuchung einzuladen.
Als Geschäftskunden-Administrator:in oder Buchungsstellenverantwortliche:r können Sie für sich selbst und für Dritte buchen.
Künftig ist nur noch ein Login notwendig. Bitte loggen Sie sich nur noch mit Ihrer hierarchisch höchsten Rolle als Geschäftskunden-Administrator:in oder Buchungsstellenverantwortliche:r ein.
Besondere Hinweise
Im geschäftlichen Kundenkonto können alle Geschäftsreisenden ihre BahnCard Business oder ihre BahnBonus Nummer hinterlegen. Die BahnCard Business ist somit in der DB Navigator App für die Kontrolle im Zug hinterlegt. Mit hinzugefügter BahnBonus Nummer und aktivierter Teilnahme werden Punkte bei jeder Buchung gesammelt.
Bei der Verknüpfung der Konten ist folgendes zu beachten:
- Überprüfen Sie Ihre Stammdaten: Achten Sie darauf, dass Ihr Name im neuen Kundenkonto (unter „Persönliche Daten“) exakt mit dem Namen auf der BahnCard übereinstimmt (gleiche Schreibweise).
- BahnCard Business oder BahnBonus Nummer hinzufügen: Für die Hinterlegung (Kontenübertrag) wird eine PIN benötigt, die an die E-Mail-Adresse versandt wird, die bei der Bestellung angegeben wurde. Stimmen Sie sich hierzu ggf. mit der bestellenden Person/Travelmanagement ab.
- BahnBonus im neuen Kundenkonto aktivieren: Melden Sie sich bitte nicht vor dem Kontenübertrag zu BahnBonus an, sondern führen Sie erst den Kontenübertrag durch. Die Anmeldung des Kontos passiert von alleine.
Ist die Hinterlegung im Self-Service nicht möglich, wenden Sie sich bitte an den BahnCard Service unter bahncard-service@bahn.de. Geben Sie im Betreff bitte als Stichwort „Datenübertragung bahn.business Portal“ an und fügen Sie der E-Mail Ihre 12-stellige Kundennummer (diese finden Sie im Kundenkonto unter „Persönliche Daten“) und Ihre 16-stellige BahnCard Business oder BahnBonus Nummer bei. Eine Kontenverknüpfung erfolgt innerhalb von 10 Tagen.
Eine zentrale Firmenkreditkarte (z.B. AirPlus Reisestellenkarte) müssen Sie in der Buchungsstelle hinterlegen und den Mitarbeitenden zuweisen. Sie können die Mitarbeitenden auch ohne eigenes Buchungsrecht anlegen. Dadurch kann allen Nutzer:innen eine feste Karte, Rechnungs- und Lieferadresse zugewiesen werden.
Mit einer zentralen Firmenkreditkarte können Sie mit Ihrem Kreditinstitut gegebenenfalls vereinbarte Zusatzdaten (z.B. Buchungsdetails, Projektnummern etc.) zentral in der Buchungsstelle einpflegen.
- Wenn Sie den Mitarbeitenden keine zentrale Firmenkreditkarte zuweisen, werden keine Zusatzdaten auf der Abrechnung an den Zahlungsdienstleister übertragen.
- Mitarbeitende können bei einer zugewiesenen Firmenkreditkarte weitere Zusatzdaten in Ihrem Kundenkonto individuell ergänzen.
- Wenn eine zentrale Firmenkreditkarte einer:m Geschäftskunden-Administrator:in (GA) oder Buchungsstellenverantwortlichen (BV) zugewiesen wurde, können diese mit der Karte Tickets für Reisende ohne eigenes Kundenkonto buchen. Im Buchungsprozess können sie das Zahlungsmittel über die Funktion „Für andere Person buchen“ wählen und Zusatzdaten an den Zahlungsdienstleister übergeben.
Bitte prüfen Sie mit Ihrer kartenausgebenden Bank, ob Ihre Karte mit der Funktion „Sammelrechnung über die Bank“ oder „nur Auswertungen über die Bank“ ausgegeben wurde.
- Bei „Sammelrechnung über die Bank“ erhalten Sie Ihre vorsteuerabzugsfähige Rechnung über die Bank. Die Deutsche Bahn versendet in diesem Fall nur einen Buchungsbeleg.
- Bei der „Auswertung über die Bank“ erhalten Sie die vorsteuerabzugsfähige Rechnung über die Deutsche Bahn.
Administration Ihres Unternehmens
Häufige Fragen
Die Umstellung der Unternehmenskonten auf das neue bahn.business Portal läuft bereits seit Anfang des Jahres. Die meisten Kunden wurden bereits erfolgreich in das neue System überführt.
Voraussichtlich im August und September 2024 werden die Unternehmen umgestellt, die die bisherige Großkundenlösung der DB (GKL/BIBE) genutzt haben.
Die Umstellung der Unternehmen, die ein- OBE- oder ein BTM-System nutzen, erfolgt in Abstimmung zwischen den Unternehmen und den jeweiligen OBE-/BTM-Anbietern. Den genauen Zeitpunkt erhalten Unternehmen von ihren OBE-/BTM-Anbietern.
Die Umstellung der Unternehmen, die ein OBE- oder ein BTM-System nutzen, erfolgt in Abstimmung zwischen den Unternehmen und den jeweiligen OBE-/BTM-Anbietern.
Den genauen Zeitpunkt erhalten Unternehmen von ihren OBE-/BTM-Anbietern.
Voraussichtlich im August und September 2024 werden die Unternehmen umgestellt, die die bisherige Großkundenlösung der DB (GKL/BIBE) genutzt haben.
Die Rechnung wird an die buchende Person per E-Mail versendet.
Sie können jedoch für jede Buchungsstelle eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen. So stellen Sie sicher, dass automatisch alle Rechnungen innerhalb der Buchungsstelle ausschließlich an diese E-Mail-Adresse versendet werden.
Wenn das Ticket über ein geschäftliches Kundenkonto gebucht wurde, erhält die reisende Person das Ticket per E-Mail.
Wenn das Ticket für eine dritte Person ohne Kundenkonto gebucht wurde, erhält die buchende Person das Ticket per E-Mail. Das Ticket muss dann nach dem Buchen an die reisende Person weitergeleitet werden.
Wir empfehlen Ihnen, alle Geschäftsreisenden zur Registrierung eines eigenes Kundenkontos einzuladen.
Vorteile des geschäftlichen Kundenkontos:
- Direkt ins bahn.business Portal und die DB Navigator App einloggen
- Gebuchte Tickets und BahnCard Business in der DB Navigator App über das Kundenkonto automatisch hinterlegen
- Digitale Reiseservices in der DB Navigator App nutzen
- Fahrgastrechte digital geltend machen
- Dritte können Buchungen von Tickets oder BahnCard Business automatisch im Kundenkonto der Reisenden hinterlegen
Geschäftsreisende mit Buchungsrecht können selbst Tickets und BahnCard Business buchen.
In wenigen Schritten können Geschäftskunden-Administrator:innen und Buchungsstellenverantwortliche Tickets und Sitzplätze für Geschäftsreisende ohne Kundenkonto buchen.
Für die Buchung einer BahnCard benötigen Ihre Reisenden ein eigenes geschäftliches Kundenkonto.
Ja. Damit bei jeder Buchung der BahnCard Rabatt berücksichtigt wird, muss die entsprechende BahnCard Ermäßigungsart im Kundenkonto unter „BahnCard“ ausgewählt werden. Die Anpassung im Kundenkonto können nur die Kontoinhaber vornehmen.
Überprüfen Sie Ihre Stammdaten: Achten Sie darauf, dass Ihr Name im neuen Kundenkonto (unter „Persönliche Daten“) exakt mit dem Namen auf der BahnCard übereinstimmt (gleiche Schreibweise).
Funktioniert dies nicht, wenden Sie sich bitte an den BahnCard Service unter bahncard-service@bahn.de.
Nur der BahnCard Service kann prüfen, warum die Hinterlegung nicht funktioniert.
Sie können für jede Buchungsstelle eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand hinterlegen.
Die Geschäftsreisenden müssen selbst sowohl das Geburtsdatum als auch die (Melde-)Adresse in ihren Kundenkonten hinterlegen, damit eine BahnCard gebucht werden kann. Dies kann nicht durch eine dritte Person erfolgen. Bitte weisen Sie Ihre Mitarbeitenden darauf hin.
Ja. Bitte beachten Sie hierfür die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens.
Das ist nicht möglich. Nur die Geschäftsreisenden (Kundenkonto-Inhaber) selbst können Daten im geschäftlichen Kundenkonto einsehen und verwalten.
Sofern Ihre Reisestellenkarte/Firmenkreditkarte Zusatzdaten unterstützt, können Sie diese zentral in der Buchungsstelle für alle Mitarbeitenden hinterlegen, denen die Karte zugewiesen wurde.
Geschäftskunden-Administrator:innen und Buchungsstellenverantwortliche können in den Kundendaten der Mitarbeitenden individuelle Zusatzdaten der Firmenkreditkarte pflegen. Voraussetzung ist, dass den Mitarbeitenden bereits eine Firmenkreditkarte zugewiesenen wurde.
Geschäftsreisende können den Benutzernamen (geschäftliche E-Mail-Adresse) in einem (privaten) Kundenkonto abändern. Die geschäftliche E-Mail ist dann wieder frei und kann für die Registrierung eines geschäftlichen Kundenkontos verwendet werden.
Wahrscheinlich wird die geschäftliche E-Mail-Adresse schon als Benutzername verwendet. Sobald der Geschäftsreisende den Benutzernamen im vorhandenen Kundenkonto ändert, kann die Registrierung für das geschäftliche Kundenkonto mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse durchgeführt werden.
Nutzen Sie den Anmelde-Button auf www.bahn.de. Erscheint nach Eingabe der E-Mail-Adresse die Überschrift "Einloggen", besteht bereits ein Kundenkonto. Erscheint "Konto erstellen", ist der Benutzername bzw. die E-Mail-Adresse frei und es kann ein geschäftliches Kundenkonto angelegt werden.
Die Pflege der Daten im Kundenkonten durch Dritte (Geschäftskunden-Administrator:innen und Buchungsstellenverantwortliche) ist nur für geschäftliche Daten wie Rechnungsadresse und Zusatzdaten (bei Zahlung mit einer Firmenkreditkarte) möglich.
Sensible Daten wie Geburtsdatum oder Privatanschrift können nur durch die Reisenden selbst gepflegt werden.
Im neuen bahn.business Portal finden Sie im Bereich "Mein Unternehmen" eine "Auftragsübersicht“ der buchenden und reisenden Personen der letzten 31 Monate. Die Übersicht wurde von 14 auf 31 Monate ausgeweitet.
Für weitere Reportingmöglichkeiten wenden Sie sich bitte an Ihre DB Ansprechperson.
Ja, der Name der reisenden Person erscheint bei einer BahnCard Business Buchung auf der Rechnung.
Bei einer Ticketbuchung erscheint der Name nur, wenn Sie diesen im Feld "Rechnungsadresse" im Buchungsprozess hinterlegt haben.