Portal-Administration Ihres Unternehmens

1. Geschäftsadresse überprüfen
2. Zahlungsarten festlegen
3. Buchungsstellen anlegen
4. Mitarbeitende als Geschäftsreisende anlegen

Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Geschäftsadresse stimmt. Achten Sie darauf, dass Firmenname und Straßenadresse keine Sonderzeichen enthalten.

Die Geschäftsadresse wird automatisch als Rechnungsadresse übernommen.

Als Geschäftskunden-Administrator:in können Sie die Zahlungsarten festlegen, mit denen Ihre Geschäftsreisenden bezahlen dürfen.

Die Zahlungsarten „PayPal“ und „Apple Pay“ können Sie bei Bedarf auswählen. „Zentrale und persönliche Kreditkarte“ sind immer aktiviert.

Zur Nutzung der zentralen Firmenkreditkarte kann diese in der jeweiligen Buchungsstelle angelegt werden.

Legen Sie Buchungsstellen an, wenn Sie mehrere Abteilungen, Standorte oder unterschiedliche Rechnungsadressen oder Zahlungsarten abbilden möchten. Von Beginn an ist die Buchungsstelle „Zentrale“ als Default festgelegt.

Die in der Buchungsstelle hinterlegte Adresse oder Zahlungsart kann allen angelegten Mitarbeitenden der Buchungsstelle zugewiesen werden.

Damit Ihre Mitarbeitenden selbst Bahn-Tickets und BahnCards buchen können, müssen Sie als Administrator:in oder Buchungsstellenverantwortliche:r diese anlegen.​ Sie entscheiden, ob die Mitarbeitenden ein Selbstbuchungsrecht erhalten sollen oder nicht.

Ihre Mitarbeitenden erhalten nach Anlage eine E-Mail zur Registrierung und können, bei Selbstbuchungsrecht, Tickets und BahnCards selbst buchen.

Für die optimale Ausgestaltung der Geschäftsreise-Aktivitäten in Ihrem Unternehmen gibt es bei bahn.business 3 Rollen mit unterschiedlichen Rechten: 

• Geschäftskunden-Administrator:innen​ (GA)
• Buchungsstellenverantwortliche (BV)
• Geschäftsreisende (GR)

Rolle zur Verwaltung des übergreifenden Unternehmens-Kontos​

• Kann Daten, die das Unternehmen betreffen, zentral anlegen und anpassen
• Kann Mitarbeitende oder Kolleg:innen als Nutzer einladen, Buchungsstellen anlegen sowie die Rollen „Buchungsstellenverantwortliche“ und „Geschäftsreisende“ zuweisen
• Kann für sich selbst und für Dritte buchen sowie Buchungsrechte vergeben oder entziehen​​​​​​

Die Person, die das Unternehmen bei bahn.business registriert, erhält diese Rolle automatisch. Bei Bedarf ist diese übertragbar.

Rolle zur Verwaltung einzelner Buchungsstellen

• Kann Daten, die die einzelne Buchungsstelle betreffen, anlegen und anpassen
• Kann Mitarbeitenden oder Kolleg:innen als neue Nutzer der Buchungsstelle einladen, sowie die Rolle „Geschäftsreisende“ zuweisen
• Kann für sich selbst und für Dritte buchen sowie Buchungsrechte innerhalb der Buchungsstelle vergeben oder entziehen

Die optionale Einrichtung von Buchungsstellen ist ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten, Zweigstellen oder Abrechnungsstrukturen​.

Rolle für alle reisenden Mitarbeitenden​

• Kann für sich selbst buchen, wenn ein Buchungsrecht vorliegt
• Kann das bahn.business Portal sowie die DB Navigator App nutzen
• Kann eigene Tickets selbst stornieren oder eine Entschädigung bei Zugverspätungen beantragen

Die Rolle ermöglicht es, Mitarbeitenden die Geschäftsreise möglichst einfach zu gestalten und die Aktivitäten bestmöglich nachzuvollziehen.

Das Unternehmenskonto enthält alle relevanten Informationen zu Ihrem Unternehmen und wird automatisch bei der ersten Registrierung bei bahn.business erstellt.

Das Kundenkonto ist immer auf eine konkrete Person bezogen und enthält alle relevanten Informationen zu dieser Person.

Einem Unternehmenskonto kann eine Vielzahl an persönlichen geschäftlichen Kundenkontos zugeordnet sein.

• Unternehmensdaten wie Adresse oder Zahlungsarten
• Auftragsinformationen
• Buchungsstellen- und Mitarbeitenden-Verwaltung

Das Unternehmenskonto ist nur für Geschäftskunden-Administrator:innen (GA) und Buchungsstellenverantwortliche (BV) einsehbar.

• Persönliche Daten
• Persönlich zugeordnete Angebote wie BahnCards, Abos oder Gutscheine
• ggf. BahnBonus Kundenkonto

Ein geschäftliches Kundenkonto wird mit einer personalisierten (geschäftlichen) E-Mail-Adresse angelegt. In einem Unternehmenskonto registrierte Personen haben immer ein eigenes geschäftliches Kundenkonto.

Eine Person kann sowohl ein geschäftliches als auch ein privates Kundenkonto besitzen. Diese sind nicht miteinander verknüpft und separat zu betrachten. Wird ein geschäftliches Kundenkonto gelöscht, wandelt es sich automatisch in ein privates Kundenkonto um.

Mitarbeitende und Kolleg:innen kommen und gehen. Damit die Mitarbeitenden-Verwaltung optimal ausgestaltet ist, können Sie bei bahn.business sowohl neue Mitarbeitende anlegen als auch ehemalige löschen – direkt oder auf Zeit.

Alle Personen mit den Rollen Geschäftskunden-Administrator:innen (GA) und Buchungsstellenverantwortliche (BV) können neue Mitarbeitende mit einem Registrierungs-Link (Gültigkeit 42 Tage) zur Nutzung einladen.

Sie können mehrere Mitarbeitende gleichzeitig einladen. Bis zu 100 E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden können Sie gleichzeitig eintragen. Neu angelegte Mitarbeitende erhalten die Rolle Geschäftsreisende. Diese kann nach erstmaliger Nutzung angepasst werden.

Damit Sie für alle Mitarbeitenden auch die BahnCard Business bestellen können, müssen diese eine Adresse und ihr Geburtsdatum in ihrem Kundenkonto hinterlegen.

Verlassen Mitarbeitende das Unternehmen, können Geschäftsreisen-Adminstrator:innen oder die zuständigen Buchungsstellenverantwortlichen das geschäftliche Kundenkonto der Mitarbeitenden direkt oder zum späteren Zeitpunkt löschen und damit aus dem Unternehmenskonto entfernen.

Das geschäftliche Kundenkonto der Mitarbeitenden wird dann automatisch in ein privates Kundenkonto umgewandelt. Per E-Mail werden die Kundenkonto-Inhabenden über die Löschung ihres geschäftlichen Kundenkontos informiert. Eine endgültige Löschung des dann privaten Kundenkontos können nur die Mitarbeitenden selbst im privaten Kundenkonto bei Bedarf durchführen.

Im geschäftlichen Kundenkonto verwalten Sie Ihre persönlichen Daten.

Tragen Sie Ihre BahnCard Business ein oder aktivieren Sie die Teilnahme an BahnBonus.

Adressen, Kundennummer, Geburtsdatum, Kontakt-E-Mail als auch Benutzername und Passwort können Sie im Kundenkonto anpassen.

Wenn Sie eine BahnCard Business kaufen möchten, müssen Meldeadresse und Geburtsdatum korrekt eingetragen sein.

Im geschäftlichen Kundenkonto können Sie Ihre BahnCard Business als Rabattkarte zuordnen.

Wenn Sie die BahnCard Business als Ermäßigungsart eintragen, wird der Rabatt bei jeder Buchung automatisch berücksichtigt.

Wenn Sie Ihre BahnCard Business aufgrund einer Kontoumstellung neu im Kundenkonto hinterlegen möchten, beachten Sie bitte folgende Hinweise.

Aktivieren Sie im geschäftlichen Kundenkonto die Teilnahme an BahnBonus und sammeln Sie automatisch Status- und Prämienpunkte.

Falls Sie eine BahnCard besitzen und diese im Kundenkonto hinterlegt haben, wird die zugehörige Kundennummer direkt für BahnBonus verwendet. Falls nicht, erhalten Sie bei Aktivierung eine neue Kundennummer.

Wenn Sie Ihre BahnBonus Nummer aufgrund einer Kontoumstellung neu im Kundenkonto hinterlegen möchten, beachten Sie bitte folgende Hinweise.

Bei bahn.business können Sie mit dem passenden Buchungsrecht Tickets, Sitzplätze, BahnCard Business und Upgrades für Ihre Kolleg:innen, Vorgesetzten oder Mitarbeitende buchen.

Für alle reisenden Personen lohnt es sich, ein geschäftliches Kundenkonto anzulegen, da so das komplette Angebot zur Buchung für Dritte zur Verfügung steht.

Nach Buchung erhält die dritte Person per E-Mail das Ticket und die buchende Person Buchungsbestätigung und Rechnung.

Das gebuchte Angebot wird automatisch im, sofern vorhandenen, geschäftlichen Kundenkonto der dritten Person hinterlegt.

Als Geschäftskunden-Administrator:in (GA) und Buchungsgestellen-Veranwortliche:r (BV) können Sie für Dritte aus Ihrem Unternehmen oder Ihrer Buchungsstelle buchen.

1. Loggen Sie sich ein und wählen Sie in der Mitarbeiterverwaltung die Person aus, die ein Ticket benötigt.
2. Klicken Sie auf „…“.
3. Wählen Sie das passende Angebot.
4. Führen Sie die weiteren Buchungsschritte wie gewohnt durch.

Als Geschäftsreisende:r mit Selbstbuchungsrecht können Sie Tickets und Sitzplätze für Dritte buchen. Eine BahnCard Business kann nicht für Dritte gebucht werden.

1. Führen Sie die Buchungsschritte wie gewohnt durch (Login, Verbindungswahl, Angebots usw.)
2. Im Schritt „Kundendaten“ wählen Sie die Option „Für wen buchen Sie“. Hier klicken Sie auf „Für eine andere Person buchen“ und geben die Daten der entsprechenden Person ein.

Auch für Dritte ohne geschäftliches Kundenkonto können Sie Tickets und Sitzplätze buchen. Die BahnCard Business kann nur in Verbindung mit einem geschäftlichen Kundenkonto gebucht werden.

1. Führen Sie die Buchungsschritte wie gewohnt durch (Login, Verbindungswahl, Angebot usw.)
2. Im Schritt „Kundendaten“ wählen Sie die Option „Für wen buchen Sie“. Klicken Sie auf „Für eine andere Person buchen“ und geben die Daten der Person ein.