Tipps und Tricks rund um das Unternehmenskonto bei bahn.business

In wenigen Schritten können Sie als Geschäftskunden-Admin oder Buchungsstellenverantwortliche bzw. Buchungsstellenverantwortlicher Tickets und Sitzplätze für Ihre Geschäftsreisenden buchen.

Für die Buchung einer BahnCard benötigen Ihre Reisenden ein eigenes geschäftliches Kundenkonto.

So geht's:

1. Loggen Sie sich in das bahn.business Portal ein und wählen Sie die gewünschte Verbindung und das entsprechende Angebot aus.
2. Im Schritt „Kundendaten“ wählen Sie die Option „Für wen buchen Sie“. Hier können Sie für sich oder für eine andere Person ein Ticket buchen. Bei der Buchung für Dritte ohne geschäftliches Kundenkonto klicken Sie „Für eine andere Person buchen“ und geben den Namen der Person ein. Eine eventuell vorhandene BahnCard für die dritte Person muss manuell eingegeben werden.
3. Die in Ihrem Kundenkonto hinterlegte Zahlungsart wird automatisch berücksichtigt. Wenn Sie die Tickets mit einer zentralen Firmenkreditkarte bezahlen möchten, müssen Sie diese vorab Ihrem eigenen Kundenkonto in der Buchungsstelle zuweisen.
4. Leiten Sie das Ticket nach dem Buchen bitte an die reisende Person weiter.

Aus 2 Apps wird eine – ab sofort gibt es die beliebtesten Pendler-Features aus dem DB Streckenagenten im DB Navigator.

Die Funktionen im Überblick:

• Die „Reisebegleitung für Pendler“ informiert Sie ab sofort per (Push-) Benachrichtigungen, wenn es auf der Pendelstrecke zu Änderungen kommt. Sie können einstellen, an welchen Tagen Sie für die Verbindung eine Benachrichtigung erhalten möchten. Weitere Informationen zur digitalen Reisebegleitung für regelmäßig genutzte Verbindungen.
• Regelmäßig genutzte Strecken können Sie über das Sternsymbol in der Verbindungsübersicht oder unter „Meine Favoriten“ auf der Startseite der App als „Streckenfavoriten“ speichern. So können Sie passende Verbindungen schneller finden.
• Für mehr Orientierung sorgt die integrierte Karte. Sie können die Karte über das Kartensymbol rechts oben auf der Startseite der App abrufen. Neben dem eigenen Standort zeigt sie, welche Haltestellen und Bahnhöfe es in der Nähe gibt sowie die Abfahrten und Ankünfte.

Wenn Sie mehrere Abteilungen, Niederlassungen oder Standorte haben und für diese unterschiedliche Rechnungsadressen und/oder Zahlungsmittel verwenden wollen, empfehlen wir Ihnen das Anlegen von „Buchungsstellen“.  

Ihr Vorteil: Alle in einer Buchungsstelle zentral hinterlegten Adressen und Zahlungsarten, wie z. B. zentrale Firmenkreditkarte können allen registrierten Mitarbeitenden dieser Buchungsstelle zugewiesen werden.

So geht‘s:

1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Buchungsstellen" aus.
2. Unter der Option „Buchungsstelle anlegen“ können Sie unter Angabe des Namens eine neue Buchungsstelle anlegen.
3. Unter der Option „Buchungsstelle suchen“ finden Sie eine Übersicht Ihrer angelegten Buchungsstellen.
4. Mit Klick auf die 3 Punkte am Ende rechts können Sie sich Details zur Buchungsstelle anzeigen lassen, die Buchungsstelle löschen oder Mitarbeitende in andere Buchungsstelle verschieben.

Zentrale Firmenkreditkarten ermöglichen Ihnen und Ihren Reisenden eine einfache Zahlung sowie eine transparente Abrechnung für Ihre Buchungsstelle.

So geht‘s:

1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen“ den Punkt „Buchungsstellen“ aus.
2. Suchen Sie die gewünschte Buchungsstelle unter der Option „Buchungsstelle suchen“ aus.
3. Mit Klick auf die 3 Punkte am Ende rechts sehen Sie unter „Anzeigen“ detaillierte Informationen zur Buchungsstelle.
4. Im Menüpunkt „Zentrale Firmenkreditkarte“ können Sie eine entsprechende Firmenkreditkarte hinterlegen.
5. Wählen Sie die gewünschte zentrale Firmenkreditkarte aus und weisen Sie diese den Mitarbeitenden über die 3 Punkte am Ende rechts als neues Zahlungsmittel zu.

Hinweis

Zentrale Zusatzdaten können bei der Hinterlegung einer zentralen Firmenkreditkarte gespeichert und allen Mitarbeitenden in einer Buchungsstelle zugewiesen werden.

Individuelle Zusatzdaten pro Mitarbeitenden, wie z. B. eine Personalnummer können nur durch die Mitarbeitenden selbst in ihren jeweiligen Kundenkonten hinterlegt werden.

In wenigen Schritten können Sie als Geschäftskunden-Adminstrator:in oder Buchungsstellenverantwortliche/r schnell und einfach Tickets, Sitzplätze, BahnCard Business und Upgrades für Ihre Geschäftsreisenden buchen. Einzige Voraussetzung ist, dass diese Personen ein geschäftliches Kundenkonto haben.

So geht’s:   

1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Mitarbeitende" aus.
2. Suchen Sie unter „Personen suchen“ die/den entsprechende/n Mitarbeitende/n aus und klicken Sie auf die 3 Punkte ganz rechts.
3. Im Dialogfenster können Sie das entsprechende Angebot auswählen, welches gebucht werden soll.
4. Führen Sie die weiteren Buchungsschritte wie gewohnt durch.

Das gebuchte Ticket bzw. die gebuchte BahnCard Business ist automatisch im Kundenkonto und im DB Navigator der jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt und nach dem Login sichtbar. 

Die BahnCard Business kann nur für registrierte Geschäftsreisende mit eigenem Kundenkonto gebucht werden. Wichtig ist, dass sowohl das Geburtsdatum als auch die Meldeadresse im Kundenkonto hinterlegt sind.

So geht’s:   

1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Mitarbeitende" aus.
2. Suchen Sie unter „Personen suchen“ die/den entsprechende/n Mitarbeitende/n aus und klicken Sie auf die 3 Punkte ganz rechts.
3. Im Dialogfenster können Sie die BahnCard Business auswählen, die bestellt werden soll.
4. Führen Sie die weiteren Buchungsschritte wie gewohnt durch.
5. Die bestellte BahnCard Business sind automatisch im Kundenkonto sowie im DB Navigator der jeweiligen Mitarbeitenden hinterlegt und nach dem Login sichtbar.
6. Mitarbeitende müssen die BahnCard Business 25/50 noch in ihrem Kundenkonto im Bereich „BahnCard – Ermäßigung hinterlegen“ hinzufügen. Nur so wird die BahnCard Business 25/50 bei jeder Ticketbuchung automatisch berücksichtigt.

Wir empfehlen Ihnen, für jede:n Geschäftsreisende:n ein eigenes Kundenkonto anzulegen. So können Ihre Reisenden

• selbst Tickets und BahnCard Business buchen
• die BahnCard Business digital im DB Navigator hinterlegen 
• digitale Services zur Reisebegleitung (z.B. Benachrichtigung zur Reise) sowie digitale Fahrgastrechte nutzen
• BahnBonus Punkte sammeln 
• BahnCard Business auch durch Dritte buchen lassen

Es gelten die gleichen Zugangsdaten für das bahn.business Portal und die App DB Navigator, wodurch alle gebuchten Tickets automatisch auch in der App hinterlegt sind.

So legen Sie ein neues Kundenkonto für Ihre Geschäftsreisenden an:

1. Wählen Sie unter „Mein Unternehmen" den Menüpunkt „Mitarbeitende" aus.
2. Öffnen Sie „Neue Mitarbeitende anlegen“.
3. Füllen Sie die Eingabefelder aus und klicken Sie unten auf „Selbstregistrierungslink senden“.
4. Ihre Mitarbeitenden erhalten im Anschluss eine E-Mail und können nach der Registrierung buchen sowie die digitalen Services nutzen.

Melden Sie Ihr Unternehmen bei bahn.business an, erstellen Sie automatisch ein Unternehmenskonto. Im Unternehmenskonto können Sie über das Dropdown-Menü „Mein Unternehmen“ folgende Informationen einsehen und verwalten:

Unternehmensdaten

• Unternehmensinformationen wie Rechnungsadresse hinterlegen
• Zahlungsarten festlegen

Aufträge

• Aufträge in einem Zeitraum von 31 Kalendertagen innerhalb der letzten 31 Monate einsehen
• Auftragsinformationen wie Buchungsverantwortliche, Reiseverlauf und Reisekosten erhalten
• Filterung nach Person oder Auftragsnummer

Buchungsstellen

• Neue Buchungsstellen anlegen und bestehende Buchungsstellen verwalten

Mitarbeitende

• Mitarbeitende in den Rollen Geschäftskunden-Administrator:innen (GA), Buchungsstellenverantwortliche (BV) und Geschäftsreisende (GR) anlegen
• Mitarbeitende verwalten oder löschen
• Überblick über die Selbstregistrierungen verschaffen

Das Unternehmenskonto ist nur für Geschäftskunden-Administrator:innen (GA) und Buchungsstellenverantwortliche (BV) einsehbar.

Alle im Unternehmenskonto registrierten Nutzer:innen (Geschäftskunden-Administrator:innen, Buchungsstellenverantwortliche, Geschäftsreisende) erhalten automatisch ein geschäftliches Kundenkonto. Über das Kundenkonto können u. a. persönliche Daten, favorisierte Streckenverläufe und die BahnBonus Mitgliedschaft verwaltet werden. Außerdem können auch Abos, Gutscheine und BahnCards hinterlegt werden.

Hinweis: Scheidet ein:e Mitarbeitende:r aus dem Unternehmen aus und wird das geschäftliche Kundenkonto gelöscht, wandelt sich das geschäftliche Kundenkonto automatisch in ein privates Kundenkonto um. Hintergrund ist, dass noch gültige BahnCards oder Zeitkarten weiterhin genutzt werden können.

Im Unternehmenskonto gibt es 3 verschiedene Rollen. Definieren Sie die Rollen Geschäftsreisen-Administrator:innen, Buchungsstellenverantwortliche und Geschäftsreisende für Ihre Mitarbeitenden. Wir geben Ihnen einen Überblick über die Funktionen der einzelnen Rollen:

Geschäftskunden-Administrator:innen (GA)

• Besitzen die Berechtigung zur Pflege von Unternehmensdaten
• Können Buchungsstellen (z.B. für Niederlassungen, Abteilungen) für eine bessere Übersicht anlegen
• Können zentral Zahlungsarten für alle Buchungsstellen und Buchenden festlegen
• Legen Buchungsstellenverantwortliche und Geschäftsreisende im Unternehmenskonto an
• Können für sich selbst Bahn-Tickets und die BahnCard Business buchen

Buchungsstellenverantwortliche (BV)

• Verantwortlich für eine Buchungsstelle
• Legen Geschäftsreisende im Unternehmenskonto an
• Können für sich selbst Bahn-Tickets und die BahnCard Business buchen
• Können zentral Zahlungsarten für Ihre Buchungsstelle und Reisenden/ Mitarbeitenden festlegen

Geschäftsreisende (GR)

• Können für sich selbst Bahn-Tickets und die BahnCard Business buchen

Verlässt ein:e Mitarbeitende:r das Unternehmen, können die Geschäftsreisen-Adminstrator:innen oder Buchungsstellenverantwortlichen die Löschung des geschäftlichen Kundenkontos sofort oder terminiert durchführen.

Bitte beachten Sie: Das Kundenkonto der/des Mitarbeitenden bleibt weiterhin als privates Kundenkonto bestehen. Eine Information über die Löschung des geschäftlichen Kundenkontos wird der/dem Konto-Inhabenden an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Eine endgültige Löschung können die Mitarbeitenden selbst oder durch den Online Service durchführen lassen.